举报系统是任何企业合规的核心构成部分。它们既服务于公司的员工，也为企业的客户、供应商和其他商业伙伴提供帮助，是指示公司注意内部不当行为的枢纽。这些系统为公司提供了对现有的弊端做出快速反应的可能性，进而调整和改进内部流程，以防止行政制裁，并保护公司的声誉免受长期损害。

立法上的诸多变化使得举报人（吹哨人）保护的问题变得比以往都更具有现实意义。欧盟举报人指令（2019/1937）要求拥有至少250名员工的公司建立有效、保密和安全的举报渠道（所谓的内部举报机构），以举报违反欧盟法律–以及国家法律（如适用）的行为，并有效保护举报人免受不当的报复。从2023年12月17日起，这项义务也将适用于雇员超过49人的公司。在德国，通过新的《举报人保护法》以实施欧盟举报人指令已迫在眉睫。

此外，新的《供应链尽职义务法》（LkSG）也规定了公司今后在维护举报人制度方面必须遵守的最低标准。

我们的服务内容——建立举报人制度

举报人制度的建立和运作会引发合规领域以及劳动法和数据保护法方面的许多法律问题。我们能够为已建立和将要建立的举报制度提供分析，以及在实施必要的措施方面为您提供支持。这包括：

• 风险意识措施
•  起草股东/管理层决议
• 防范风险的公司机构责任分摊措施
• 设计举报程序，特别是通过创建模板/模式/标准（举报人准则、政策、手册、指 南等）
• 与工会和其他共同决策机构的协调
• 起草必要的公司协议
• 为举报人和举报对象制定保护机制，以确保保密性和保护其免受报复
• 确保遵守和执行适用的数据保护规则的措施

数字化的举报人工具

通过与一家公认的、经验丰富的技术服务供应商的合作，我们还将为您提供一个完全数字化的、经过数据保护认证的举报工具，您可以通过该工具以合法安全和匿名的方式接收和处理有关违反法规的提示。该工具的演示版本可根据您的要求随时提供。

在实施举报系统的法律和技术要求后，必须组织其进一步的运作。恒领律师事务所将为您的公司接管完整的举报人管理，作为持续运营的一部分。这包括：

• 对通过举报人系统收到的报告进行初步审查，以确定其与合规法律的相关性， 包括初步的法律归纳
• 对收到的有关合规问题的报告进行深入的法律审查
• 对报告的违规行为制定行动建议和适当的补救措施
• 进行内部调查，并就改善合规结构提供建议

培训

无论在举报系统的实施或是运行阶段，我们都将持续为您提供法律咨询，并为您的员工进行定期培训，以提高其对通过举报系统提交的报告的合法合规问题的认识。