Zahlreiche gesetzliche Änderungen haben dazu geführt, dass das Thema Hinweisgeberschutz aktueller denn je ist. So verpflichtet die EU-Whistleblower-Richtlinie (2019/1937) Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten, effektive, vertrauliche und sichere Meldekanäle (sogenannte interne Meldestellen) für Verstöße gegen EU-Recht – und ggfs. auch nationales Recht – einzurichten sowie Hinweisgeber wirksam vor unzulässigen Repressalien zu schützen. Schon seit dem 17. Dezember 2023 gilt diese Pflicht auch für Unternehmen mit mehr als 49 Beschäftigten. Die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in Deutschland durch das neue Hinweisgeberschutzgesetz steht unmittelbar bevor.

Darüber hinaus setzt auch das neue Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) Mindeststandards, die künftig von Unternehmen mit Blick auf das Vorhalten eines Hinweisgebersystems zu beachten sind.

Unsere Kompetenzen im Überblick – Implementierung von Hinweisgebersystemen

Die Einrichtung und der Betrieb eines Hinweisgebersystems lösen zahlreiche Rechtsfragen im Bereich Compliance sowie im Arbeits- und Datenschutzrecht aus. Wir unterstützen Sie sowohl bei der Analyse bereits bestehender und zu schaffender Strukturen als auch bei der Implementierung der notwendigen Maßnahmen. Dies umfasst:

• Maßnahmen zur Risikosensibilisierung
• Erstellung von Gesellschafter-/Geschäftsführungsbeschlüssen
• Delegation von Organpflichten zur Haftungsvermeidung
• Implementierung von Whistleblowing-Prozessen, insbesondere durch Erstellung von Templates / Mustern / Standards (Hinweisgeber-Richtlinien, Policies, Handbücher, Guidelines etc.)
• Abstimmung mit Betriebsrat und anderen Mitbestimmungsorganen
• Gestaltung notwendiger Betriebsvereinbarungen
• Entwicklung von Schutzmechanismen für Hinweisgeber und -empfänger zur Gewährleistung von Vertraulichkeit und Schutz vor Repressalien
• Maßnahmen zur Beachtung und Umsetzung der geltenden Datenschutz-Regeln

Digitales Hinweisgeber-Tool

Wir bieten Ihnen darüber hinaus in Kooperation mit einem anerkannten und erfahrenen technischen Dienstleister ein vollumfänglich digitales, datenschutz-zertifiziertes Hinweisgeber-Tool an, mit dem Sie Hinweise auf Compliance-Verstöße rechtssicher und anonym entgegennehmen und bearbeiten können. Eine Demo-Version des Tools erhalten Sie jederzeit auf Anfrage.

Im Anschluss an die Implementierung der rechtlichen und technischen Voraussetzungen des Hinweisgebersystems ist dessen weiterer Betrieb zu organisieren. Hoffmann Liebs übernimmt im Rahmen des laufenden Betriebs das vollständige Hinweismanagement für Ihr Unternehmen. Dies umfasst:

• initiale Vorprüfung eingehender Meldungen über das Hinweisgebersystem im Hinblick auf deren compliance-rechtliche Relevanz inkl. erster rechtlicher Kategorisierung
• vertiefte rechtliche Prüfung eingehender Meldungen bei compliance-relevanten Sachverhalten
• Erarbeitung von Handlungsempfehlungen und geeigneten Abhilfemaßnahmen gemeldeter Verstöße
• Durchführung von Internal Investigations und Beratung bei Erarbeitung verbesserter Compliance-Strukturen

Schulungen

Wir stehen Ihnen sowohl während der Implementierungs- als auch der Betriebsphase Ihres Hinweisgebersystems zur Seite und unterstützen Sie bei der Durchführung regelmäßiger Schulungen Ihrer Mitarbeiter zur Sensibilisierung für den rechtssicheren Umgang mit Meldungen, die über das Hinweisgebersystem abgegeben werden.