Die Arbeitszeiterfassung kommt! Was ist zu tun?

Zwar verfügen viele Unternehmen inzwischen über eine Zeiterfassung und starten deshalb nicht bei „Null“. Ebenso häufig ist es aber so, dass die Zeiterfassung nicht die gesamte Arbeitszeit aller Arbeitnehmer umfasst und damit Lücken im System verbleiben.

Wir haben die praktisch wichtigsten Fragen und Aspekte aufgelistet, die sich nach unserer Erfahrung bei der Einführung oder Anpassung der Arbeitszeiterfassung regelmäßig stellen.

Das Ziel: Sie gewinnen einen ersten Themenüberblick und können rechtzeitig über wichtige Weichenstellungen entscheiden.

Was ist wichtig?

• Anwendungsbereich: Leitende Mitarbeitende müssen ihre Arbeitszeit nicht erfassen. Ist in Ihrem Unternehmen definiert, welche Mitarbeitenden hierunter fallen? Können eventuell noch organisatorische Entscheidungen getroffen werden, um Mitarbeitende bewusst von der Zeiterfassung auszunehmen?

• Durchführung: Unternehmen müssen die Zeiterfassung auf elektronischem Weg ermöglichen. Softwaregestützte Zeiterfassungssysteme sind zwar eine sinnvolle Ausgestaltungsmöglichkeit – doch es muss nicht immer die High-End-Lösung sein: Einzeln geführte Excel-Tabellen nach festen Vorgaben können auch ausreichen. Welchen Weg gibt Ihr Unternehmen vor? Reicht das schon verwendete Zeiterfassungssystem aus, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen?

• Vertrauensarbeitszeit: Wie kann Vertrauensarbeitszeit beibehalten werden? Vertrauensarbeitszeit soll zwar auch unter den neuen gesetzlichen Regelungen möglich bleiben, so liest man es jedenfalls immer wieder. Wenn allerdings die elektronische Zeiterfassung für alle nicht leitenden Mitarbeitenden – auch für Führungskräfte – zwingend ist, dann ist die Arbeitszeit kontrollierbar, für den Arbeitgeber und die Behörde gleichermaßen. Geregelt werden muss daher, was die Kontrolle der Arbeitszeit konkret bedeutet. Aber auch: was nicht – nämlich die Messung der Arbeitsleistung an der Arbeitszeit. Das muss im Unternehmen umgesetzt und kommuniziert werden.

• Kontrollen: Auch wenn Unternehmen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auf die Mitarbeitenden übertragen, sind Stichproben notwendig. Wie werden diese durchgeführt und dokumentiert?

• Überstunden/Vergütung: Mit der Erfassung der Arbeitszeit werden – beabsichtigt oder unbeabsichtigt – auch Überstunden sichtbar. Sind diese Überstunden zwingend zu bezahlen? Lohnt es sich, über Gleitzeitkonten oder andere Lösungen – auch im Bereich der Vertragsgestaltung – nachzudenken?

• Ruhepausen/Ruhezeiten: Das Arbeitszeitgesetz sieht eine Ruhepause von 11 Stunden zwischen Arbeitsende an einem Tag und Arbeitsbeginn am nächsten Tag vor. Wie aber ist mit Arbeitseinsätzen am Abend umzugehen, beispielsweise mit E-Mail-Kommunikation der Mitarbeitenden aus dem Home Office?

• Dienstreisen/Reisezeiten: Bei Dienstreisen wenden viele Unternehmen derzeit Pauschalen an, um die Reisezeit für die geschuldete Arbeitszeit und die Lohnabrechnung zu erfassen. Nach dem zukünftigen Arbeitszeitrecht werden Pauschalen nicht mehr ausreichen. Wie sollten Unternehmen damit umgehen? Sind ggf. Betriebsvereinbarungen anzupassen?

• Gleitzeit/Arbeitszeitkonten: Gerade in kleineren und mittleren Unternehmen schwankt die tägliche Arbeitszeit, da auch einmal mehr gearbeitet wird, wenn dringende Aufgaben zu erledigen sind. Diese Flexibilität sollte nicht verloren gehen, wenn eine Arbeitszeiterfassung eingeführt wird und sich die Mitarbeitenden in erster Linie an der täglichen Sollarbeitszeit orientieren und nicht mehr an den Aufgaben. Gleitzeitmodelle und Arbeitszeitkonten können die notwendige Flexibilität bewahren.

• Betriebsrat/Mitbestimmung: Ist im Unternehmen ein Betriebsrat gewählt, dann sind die Einführung, aber auch Änderungen eines elektronischen Arbeitszeiterfassungssystems mit dem Betriebsrat zu vereinbaren. Auch in diesem Rahmen stellen sich häufig Fragen zu den oben genannten Punkten.

Wo finde ich Unterstützung?

Wir möchten Ihnen helfen, diese neuen Herausforderungen zu meistern und auch die damit verbundenen Chancen für Ihr Unternehmen zu nutzen. Melden Sie sich gerne, wenn Sie zu den oben genannten Themen oder zu anderen Aspekten im Zusammenhang mit der Erfassung der Arbeitszeit Fragen haben oder auf der Suche nach einem Sparringspartner sind.

Wir werden an dieser Stelle über weitere Entwicklungen berichten, insbesondere über das Inkrafttreten der gesetzlichen Neuregelung der Arbeitszeiterfassung.